En el dinámico mundo de la comunicación gráfica, esta cooperativa se destaca como líder al unir a pequeñas y medianas empresas con un objetivo común: ofrecer una amplia gama de productos y servicios. Su catálogo incluye papel e insumos gráficos, ideales para la producción de revistas, materiales de empaque y publicaciones comerciales.
Gracias a su especialización en la comercialización de insumos para las artes gráficas, la cooperativa puede atender de manera integral las necesidades del sector. Además, cuenta con una sólida cobertura a nivel nacional en Colombia, lo que la posiciona como un socio estratégico confiable para sus clientes.
Desafío en la Gestión de Operaciones de Bodega
El cliente se enfrenta a un desafío crítico en su operación logística: modernizar una solución tecnológica ya implementada que no tiene la facilidad de cumplir con las demandas de optimización y crecimiento para la gestión de las actividades diarias en su bodega, desde la recepción y el alistamiento de pedidos hasta los traslados y auditorías. El cliente gestionaba su operación un sistema de gestión de bodegas que presentaba limitaciones por su arquitectura legacy, dificultando la integración de nuevas tecnologías y reduciendo la capacidad de adaptarse a los cambios del mercado.
Sin una modernización adecuada, la empresa corría el riesgo de mantener ineficiencias que pueden impactar en la puntualidad de las entregas y la satisfacción de su cliente. No evolucionar hacia una infraestructura tecnológica más ágil y escalable podría incrementar errores en la gestión del inventario, elevar los costos operativos y dificultar la toma de decisiones clave. En un entorno empresarial competitivo, no aprovechar esta oportunidad para modernizar su tecnología pondría al cliente en desventaja frente a sus competidores. Por ello, era esencial implementar una solución que no solo optimizará las operaciones, sino que también modernizará la arquitectura para asegurar un crecimiento sostenible y mantener la competitividad.
Eficiencia Operativa: Cómo Smart Stock y AWS Transformaron la Gestión de Bodegas
Luego de conocer la operación del cliente e iniciar un proceso de consultoría para enfrentar el desafío en la optimización y gestión de su operación de bodega, se implementó la solución SmartStock, que incluye tanto una aplicación web como una aplicación móvil. Esta solución se integró eficazmente con el sistema ERP SAP ya implementado previamente por el cliente, permitiendo gestionar los procesos de entradas, salidas, traslados y creación de ítems de manera eficiente. La implementación de SmartStock permite a los operarios registrar información en tiempo real, accesible a través de reportes de Business Intelligence (BI) y módulos de consulta en la plataforma web.
Desde una perspectiva técnica, la solución permite una gestión integral de las bodegas. Cada bodega se parametriza en la aplicación web, donde se definen sus dimensiones, divisiones y los productos almacenados. También se configuran los datos de clientes, proveedores y usuarios, así como las etapas y procesos de almacenamiento. Esta infraestructura se basa en un sitio estático alojado en Amazon S3, que se comunica con APIs en un servidor EC2, donde se persiste la información en una base de datos SQL Server.
La aplicación móvil brinda a los usuarios la capacidad de realizar entradas, traslados, salidas y auditorías tanto en línea como fuera de línea. Para esto, se utiliza una base de datos en Firebase, que permite la comunicación fluida entre la aplicación móvil y las APIs del servidor. Estas operaciones también están disponibles a través de la aplicación web, asegurando que el personal tenga acceso a las herramientas necesarias en todo momento.
Entre los principales servicios de AWS utilizados en esta solución se encuentran Amazon VPC para la configuración de la red, EC2 para alojar las APIs, y DynamoDB para una gestión eficiente de datos. Además, se implementaron servicios como API Gateway y Lambda para la creación de APIs escalables, así como EventBridge para la gestión de eventos en la infraestructura. CloudWatch proporciona monitoreo y gestión de recursos, mientras que AWS WAF y Certificate Manager garantizan la seguridad y el manejo de certificados. Por último, CloudFront y Route 53 mejoran la entrega de contenido y la resolución de nombres de dominio, respectivamente, optimizando así la experiencia del usuario.
Adicionalmente, se desarrolló un módulo específico para la impresión de etiquetas con códigos QR, facilitando la identificación y seguimiento de productos dentro de la bodega. Esta solución integral no solo mejora la eficiencia operativa del cliente, sino que también sienta las bases para un crecimiento sostenible en el futuro.
Ahorros y Eficiencia: Resultados que Marcan la Diferencia en la Operación
Luego de conocer la operación del cliente e iniciar un proceso de consultoría para enfrentar el desafío en la optimización y gestión de su operación de bodega, se implementó la solución SmartStock, que incluye tanto una aplicación web como una aplicación móvil. Esta solución se integró eficazmente con el sistema ERP SAP ya implementado previamente por el cliente, permitiendo gestionar los procesos de entradas, salidas, traslados y creación de ítems de manera eficiente. La implementación de SmartStock permite a los operarios registrar información en tiempo real, accesible a través de reportes de Business Intelligence (BI) y módulos de consulta en la plataforma web.
La implementación de la solución SmartStock ha transformado de manera notable la operación del cliente, permitiendo una reducción significativa en los costos operativos relacionados con las auditorías, este ahorro es aún más destacable al considerar los gastos adicionales de alimentación para el personal durante estas jornadas.
En cuanto a la optimización del tiempo, se logró una reducción del 59.12% en el tiempo dedicado a las auditorías. Anteriormente, las auditorías se realizaban mensualmente, y ahora se han reducido a una frecuencia trimestral, evidenciando una gestión más eficiente de los recursos gracias a la precisión de los datos proporcionados por la herramienta. Asimismo, la cantidad de personal necesario para llevar a cabo las auditorías se redujo en un 50%, pasando de 22 a solo 11 recursos, lo que no solo se traduce en ahorros significativos, sino también en una mejora en la eficiencia operativa.
La satisfacción del cliente también ha sido notable, con comentarios positivos sobre la gestión y el apoyo brindado en cada etapa del proceso. Este nivel de satisfacción ha llevado al cliente a recomendar los servicios de Smart Suite a otros potenciales interesados. Además, los indicadores de rendimiento son sobresalientes, con un tiempo de inactividad total de 0 minutos y una tasa de errores muy baja, que se mantiene en un promedio de 1 error por solicitud. En conjunto, la implementación ha optimizado los procesos y fortalecido la confianza del cliente en su capacidad para gestionar sus operaciones de manera más eficaz.
Optimización de la Cadena de Suministro con AWS & SmartStock
SmartStock hace parte de Smart Suite, un conjunto de soluciones de software como servicio (SaaS) diseñadas para la optimización y automatización de procesos clave en la cadena de suministro. Su enfoque se centra en proporcionar trazabilidad y visibilidad en tiempo real, lo que facilita una toma de decisiones oportuna y contribuye a la reducción de costos logísticos, además como Software Partner de AWS, SmartSuite ha incorporado el FTR (Foundational Technical Review), incorporando un conjunto de mejores prácticas en arquitectura que fortalecen y garantizan la seguridad, confiabilidad y excelencia operacional.
